Zpracování osobních údajů (DPA)

1. Smluvní strany

Správce: organizace (zákazník), která si zřídí organizační workspace a určuje účely a prostředky zpracování obsahu v něm. Zpracovatel: Lukáš Klimeš, IČO 11894547, podnikatel zapsaný v živnostenském rejstříku, provozovatel platformy JeanAI.cz.

U placeného osobního workspace je správcem jeho vlastník.

2. Předmět, doba, povaha a účel zpracování

Zpracovatel zpracovává osobní údaje za účelem poskytování služby JeanAI.cz správci (AI asistent, projekty, agenti, znalosti, chaty, avataři, weby, generovaná média, integrace) po dobu trvání smlouvy o užívání služby. Povahou zpracování je hostování, ukládání a zpracování obsahu workspace na pokyn správce.

3. Kategorie údajů a subjektů

Kategorie subjektů: členové workspace správce a osoby, jejichž údaje správce do workspace vloží (např. kontakty, zákazníci, hosté). Kategorie údajů: identifikační a kontaktní údaje, obsah komunikace a dokumentů a další údaje, které správce zvolí zpracovávat. Správce nesmí do služby vkládat zvláštní kategorie údajů, ledaže je to výslovně dohodnuto. Údaje mohou být do služby doručeny také prostřednictvím příchozího webhooku agenta (typicky objednávky, rezervace nebo kontakty odeslané z vlastních systémů správce).

Kategorie subjektů údajů ze strany Správce: prospekty, obchodní partneři a kontaktní osoby oslovované Správcem prostřednictvím nástrojů platformy. Zpracovatel zpracovává tyto údaje výhradně na pokyn Správce za účelem technického zprostředkování odchozí komunikace.

Kategorie subjektů a údajů, které do služby vstupují kanály správce, a jak dlouho je služba uchovává: návštěvníci webu správce — dotaz položený recepci na webu a odpověď na něj (90 dní od zprávy), údaje odeslané formulářem webu (90 dní; rezervace, záznamy v pořadníku a odběratelé novinek do smazání správcem), podnět a odpověď k podnětu včetně jména, pokud ho návštěvník uvede (do smazání správcem); volající a odesílatelé SMS na telefonní číslo agenta — jejich telefonní číslo, text SMS a údaje o hovoru včetně čísla, ze kterého byl hovor přesměrován (do smazání agenta nebo workspace); odesílatelé e-mailů agentovi — obsah e-mailu (30 dní) a přílohy, které se ukládají jako soubory projektu (do smazání správcem); kontaktní osoby v adresáři projektu (ty, se kterými neproběhla žádná komunikace, nic se s nimi nestalo a jejichž oslovení nebylo ukončeno, 180 dní od zápisu; hosté a osoby s rezervací, objednávkou nebo místem na akci šest let od posledního zápisu o nich, jak u ubytování ukládá zákon č. 326/1999 Sb., § 101 odst. 4, a zákon č. 565/1990 Sb., § 3g odst. 4; ostatní, včetně těch, u nichž oslovení skončilo, protože se staly zákazníky, odmítly nebo se odhlásily, a těch, které do adresáře zapsal správce sám nebo jeho agent, do smazání správcem).

Odchylně od předchozího odstavce služba uchovává texty SMS a hovory na telefonní číslo agenta tak dlouho jako konverzaci, ke které patří: SMS nebo hovor, jehož obsah se zapíše do konverzace v aplikaci (úkol zadaný SMS, přepis hovoru), smaže spolu s touto konverzací — když ji smaže uživatel, jehož je, nebo když zanikne spolu s jeho účtem; ostatní SMS a hovory patří ke konverzaci s daným telefonním číslem a služba je uchovává do smazání agenta nebo workspace.

Odchylně od předchozího odstavce je konverzace s přepisem hovoru, který agent přijal, konverzací agenta, nikoli člena workspace, kterému se zobrazuje: se zánikem účtu tohoto člena nezaniká, ale přejde spolu s agentem na vlastníka workspace; služba ji spolu s hovorem smaže, když ji smaže uživatel, kterému se zobrazuje, nebo se smazáním agenta či workspace.

Kanálem správce je také WhatsApp na telefonním čísle agenta, u kterého ho správce zapne: odesílatelé zpráv WhatsApp — jejich telefonní číslo, text zpráv a soubory, které pošlou, a odpovědi agenta. Služba je uchovává stejně jako SMS na telefonní číslo agenta podle předchozích odstavců; zprávy přenášejí a doručují dílčí zpracovatelé uvedení v seznamu v článku 7.

4. Zpracování podle pokynů

Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů správce, včetně pokynů daných používáním a nastavením služby, není-li stanoveno jinak právem EU nebo ČR. Pokud pokyn podle názoru zpracovatele porušuje právní předpisy, správce na to upozorní.

5. Mlčenlivost

Zpracovatel zajistí, že osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje jsou zavázány k mlčenlivosti nebo je stíhá zákonná povinnost mlčenlivosti.

6. Bezpečnost zpracování (čl. 32)

Zpracovatel přijímá vhodná technická a organizační opatření k zajištění úrovně zabezpečení odpovídající riziku, zejména šifrování přenosu, řízení přístupů, oddělení workspace, autentizaci a logování. Podrobnosti lze poskytnout na vyžádání.

7. Dílčí zpracovatelé

Správce uděluje obecné povolení k zapojení dílčích zpracovatelů uvedených v seznamu níže, který je totožný se seznamem v Zásadách ochrany osobních údajů. Zpracovatel zaváže dílčí zpracovatele srovnatelnými povinnostmi a o zamýšlených změnách bude správce předem informovat s možností vznést námitku.

O zamýšleném zapojení nového dílčího zpracovatele informuje zpracovatel vlastníky workspace, na které se tato DPA vztahuje, e-mailem nejméně 14 dní předtím, než nový dílčí zpracovatel začne osobní údaje zpracovávat; do té doby lze vznést námitku na privacy@jeanai.cz. Historie změn seznamu je uvedena pod ním.

Úplný seznam dílčích zpracovatelů — k čemu slouží, kde údaje zpracovávají a jaká záruka platí při předání mimo EU — je uveden níže a je totožný se seznamem v Zásadách ochrany osobních údajů.

8. Předání do třetích zemí

Předání osobních údajů mimo EU (např. do USA) probíhá pouze při vhodných zárukách podle GDPR — zejména na základě standardních smluvních doložek (SCC) nebo rozhodnutí o odpovídající ochraně.

Záruku, která platí pro jednotlivého dílčího zpracovatele, uvádí seznam v článku 7.

9. Součinnost správci

Zpracovatel je s ohledem na povahu zpracování nápomocen správci vhodnými opatřeními při plnění povinnosti reagovat na žádosti subjektů údajů a při zajištění souladu s čl. 32–36 GDPR (zabezpečení, ohlašování porušení, posouzení vlivu, předchozí konzultace).

10. Ohlašování porušení zabezpečení

Zpracovatel ohlásí správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví, a poskytne informace potřebné k plnění ohlašovacích povinností správce.

11. Vrácení a výmaz údajů

Po ukončení poskytování služby zpracovatel podle volby správce vymaže nebo vrátí osobní údaje a smaže existující kopie, není-li povinen údaje uchovávat podle práva EU nebo ČR. Přiměřená lhůta pro výmaz může odpovídat provozním a zálohovacím cyklům.

12. Audit a kontrola

Zpracovatel poskytne správci informace potřebné k doložení plnění povinností podle čl. 28 GDPR a umožní audity či kontroly prováděné správcem nebo jím pověřeným auditorem v přiměřeném rozsahu, po předchozí dohodě a bez ohrožení bezpečnosti ostatních zákazníků.

13. Odpovědnost a rozhodné právo

Odpovědnost stran se řídí smlouvou o užívání služby (Podmínky služby) a GDPR. Tato DPA se řídí právem České republiky.

14. Uzavření DPA

Zřízením a používáním organizačního workspace správce přijímá tuto DPA. Podepsanou verzi DPA poskytneme na vyžádání na privacy@jeanai.cz.

Správce placeného workspace přijímá tuto DPA také výslovně: při prvním zapnutí recepce na webu, telefonního čísla agenta, WhatsAppu na čísle agenta nebo formuláře webu a při prvním připojení e-mailové schránky ji potvrdí jedním kliknutím a provozovatel přijetí zaznamená — kdo, kdy a kterou verzi DPA potvrdil. Novou verzi DPA správce potvrzuje stejně, při nejbližším dalším zapnutí nebo připojení. Dokud ji nepotvrdí, žádná z těchto funkcí se nezapne a žádná schránka se nepřipojí.

Kontakt

Dotazy k této DPA směřujte na privacy@jeanai.cz.