AI recepční pro penziony a restaurace
Zvedne telefon, odpoví hostům na webu a k rezervaci přidá QR platbu zálohy. Na e-maily připraví odpovědi ke schválení a kdo zavolá, pošle e-mail nebo si zarezervuje, toho zapíše do Knihy projektu.
Zavolejte si
Na ukázkovém čísle vám odpoví AI recepční. Jako první vždy řekne, kdo mluví, že je to AI a že se hovor ukládá jako text, třeba takto:
+420 910 923 842„Dobrý den, tady Ema, AI asistentka Penzion Ukázka. Tento hovor se ukládá jako text.“
Pak zazní uvítání, které si sami nastavíte.
Cena hovoru podle vašeho operátora.
Jak to funguje
Telefon
Recepční má vlastní české číslo. Hovor vezme, řekne, že je AI, a odpoví podle toho, co jste jí o firmě napsali. Když je recepční vašeho webu z Jeana, vidí po telefonu totéž co okno na webu: podívá se do kalendáře, co je volné, zarezervuje termín — a kde se platí záloha, pošle volajícímu QR platbu e-mailem na adresu, kterou nadiktuje — nebo zapíše poptávku pobytu. Když něco neví, zapíše vzkaz — jméno, co volající potřebuje a jak ho zastihnout — a přečte mu ho zpátky.
Web a poptávky
Na webu z Jeana má host okno s nápisem „odpovídá AI“. Recepční odpoví z textů webu a dokumentů projektu. Na poptávku z formuláře Poptávka připraví odpověď s cenovou nabídkou podle vašeho ceníku — odešlete ji vy.
Rezervace se zálohou
Host si termín zarezervuje ve formuláři na vašem webu, pod ním hned uvidí QR platbu zálohy a platební údaje dostane i e-mailem. Peníze jdou z jeho účtu rovnou na účet vaší firmy, ne přes Jean. Až záloha dorazí, rezervaci potvrdíte jedním klepnutím „Zaplaceno“.
Kniha
Kdo zavolá, pošle e-mail, SMS nebo formulář nebo si zarezervuje, má v Knize projektu svůj řádek a pod ním, co se s ním stalo — obyčejnými slovy.
Jak to vypadá
Odpověď hostovi na e-mail
Host se e-mailem zeptá, jestli máte volný pokoj pro dva na víkend, a recepční mu připraví odpověď z vašich údajů. Odpověď počká jako koncept, dokud ji neschválíte a neodešlete.
Co recepční ví
Na webu a v e-mailech odpovídá z vašich podkladů a ví, co máte volné. A pamatuje si, kdo se ozval.
Kniha projektu
Kniha patří celému projektu, ne jedné schránce: zapíše se do ní formulář, rezervace, e-mail, SMS i hovor a každý host v ní má svůj řádek. Než recepční odpoví na e-mail, SMS nebo formulář, přečte si nejdřív, co s hostem už proběhlo.
Podklady
O firmě odpovídá z Podkladů projektu — třeba z ceníku nebo popisu pokojů — v okně na webu i v odpovědích na e-maily a SMS; okno k tomu čte i texty webu. Po telefonu čte totéž co okno, když je recepční vašeho webu z Jeana; jinak odpovídá z toho, co jste jí o firmě napsali.
Kalendář
Kalendář patří projektu a má pojmenované jednotky, třeba pokoje; okno na webu i odpovědi na e-maily z něj vidí, co je volné. Obsazenost z Booking.com nebo Airbnb načte přes iCal adresu a dny zablokované v Jeanovi pošle přes iCal ven. Rezervace mezi kanály ale nepřeposílá — co přijde z Booking.com, na Airbnb nepošle.
Vlastní paměť
Co jí řeknete v jejím chatu, si zapamatuje sama a na kartě „Co si pamatuje“ to uvidíte i smažete. Tuhle paměť čte jen tam, kde jste vy a váš tým — hostovi ani volajícímu z ní nic neřekne. Co by měli vědět hosté, vám navrhne, a do Podkladů to dá až vaše schválení.
AI kolegové v projektu
Na projektu může pracovat víc AI kolegů. Úkol, který patří jinému z nich, mu recepční při své práci navrhne předat a vy to schválíte — u dvojice, které věříte, i bez schválení. Úkol jí předáte i vy, tlačítkem „Předat“ u úkolu.
Česky i anglicky: úvodní větu hovoru řekne jazykem, který jí nastavíte.
Po hovoru
Hovor zavěšením nekončí: recepční ho zapíše a ozve se vám, jen když je to potřeba.
Poznámka v Knize
Po hovoru napíše krátkou poznámku — kdo volal, co chce, co bylo slíbeno a co dál — a uloží ji k volajícímu do Knihy. Její první řádek uvidíte v notifikacích. Poznámka vzniká z přepisu, zvuk hovoru se neukládá.
SMS, jen když vás potřebuje
Když poznámka po vás něco chce — zavolat zpátky, potvrdit rezervaci, vyřešit stížnost —, pošle vám recepční i SMS. O ostatních hovorech se dozvíte z Knihy a z notifikací.
Přepojení na vás
Když volající chce mluvit s vámi nebo hlásí něco naléhavého, řekne „Přepojuji vás na majitele“, přepojí hovor na váš ověřený mobil a pošle vám SMS, kdo volá a proč. Přepojit umí, jen když na to zbývají kredity; přepojený hovor se platí po minutách.
Když to nevezmete
Když hovor nevezmete včas, vrátí se k recepční. Ta volajícímu řekne, že se to nepodařilo, a vezme si od něj vzkaz.
Rezervace
Recepční rezervace připraví, potvrzujete je vy. A rezervační systém, který už používáte, vám zůstane.
Poptávka a cenová nabídka
Na web z Jeana přidáte formulář Poptávka, oddělený od kontaktního. Na poptávku recepční připraví odpověď, a když se host ptá na cenu, i cenovou nabídku podle vašeho ceníku — dokument, který před odesláním upravíte. Odešlete ji vy, sama se nikdy neodešle.
Pobyt podržený vaším klepnutím
Když host v e-mailu nebo v poptávce chce pokoj na určitý termín, recepční najde volnou jednotku a k odpovědi připraví „Potvrzení pobytu“ se zálohou. Termín se podrží až vaším schválením a po „Zaplaceno“ se dny zablokují.
Záloha
Cenu a zálohu nastavíte u toho, co se rezervuje, třeba u pokoje: cenu za rezervaci, nebo za osobu, zálohu částkou, nebo podílem z ceny. Peníze jdou na účet vaší firmy, nikdy přes Jean. Rezervace bez zaplacené zálohy se po nastavené lhůtě sama uvolní.
Obchodní podmínky
Web, na kterém se rezervuje za cenu nebo se zálohou, dostane stránku Obchodní podmínky i s pravidly storna, vyplněnou z údajů webu. Je to vzor: před spuštěním prodeje ji nechte zkontrolovat právníkem. Vrácení zálohy při stornu řešíte sami.
Vaše číslo zůstává
Hosté dál volají na číslo, které znají. Hovory, které nestihnete, může vzít recepční.
Přesměrování
Na kartě čísla recepční najdete „Přesměrování“ se třemi kódy pro váš telefon: přesměrovat vždy, když hovor nikdo nevezme, nebo když je obsazeno. Kód zkopírujete jedním klepnutím a v telefonu ho vytočíte jako číslo.
Zrušení
Přesměrování zrušíte stejně — kódem, který karta ukáže hned pod ním.
Kdo co platí
Přesměrovaný hovor účtuje operátor vašeho telefonu podle vašeho tarifu. Hovor s recepční se pak platí kredity jako každý jiný.
Kolik to stojí
Recepční nemá vlastní měsíční poplatek. Tarif Zdarma: 1 vlastní agent, 15 měsíčních kreditů. Okno na webu a telefonní číslo potřebují placený tarif, například Základní (1 000 měsíčních kreditů), a měsíčně se k němu platí jen nájem čísel, která koupíte. Celý ceník
Telefon
Firma na placeném tarifu může dát agentovi vlastní číslo — zvedne hovor a odpoví na SMS. Platíte jen čísla, která koupíte, a to, co opravdu proběhne.
Přepočet na koruny podle tarifu Základní: 1 000 kreditů za 590 Kč měsíčně.
- Číslo pro hovory
- 150 kreditů měsíčně(≈ 89 Kč)
- Číslo pro SMS
- 1 200 kreditů měsíčně(≈ 708 Kč)
- Minuta hovoru
- 12 kreditů(≈ 7 Kč)
- Minuta hovoru přepojeného na majitele
- 7 kreditů(≈ 4 Kč)
- Část SMS, kterou agent pošle
- 11 kreditů(≈ 6 Kč)
Měsíc čísla je nájem, jako tarif u SIM: strhne se při koupi a pak vždy po měsíci, hovory a SMS se platí zvlášť.
Časté otázky
Odešle recepční něco sama?
Podle toho, kudy host přišel. Odpověď na e-mail nebo SMS běžně čeká jako koncept, dokud ji neschválíte, a odpověď s cenovou nabídkou čeká vždy. V okně na webu a v telefonu odpovídá hned, protože host čeká. Rezervaci odešle host ve formuláři na webu; když je recepční vašeho webu z Jeana, zapíše ji i během hovoru, a kde se platí záloha, pošle volajícímu QR platbu e-mailem hned, bez vašeho schválení. „Zaplaceno“ u zálohy stisknete vy.
Co slyší volající?
Nejdřív pevnou větu se jménem recepční a názvem vaší firmy: že mluví AI asistent nebo asistentka a že se hovor ukládá jako text. Pak vaše vlastní uvítání, a když žádné nenastavíte, „S čím vám mohu pomoci?“. Zvuk hovoru se neukládá — zůstane jen přepis, který najdete v konverzaci recepční.
Umí recepční WhatsApp?
Pro firmy se WhatsApp připravuje a zapnout ho zatím nejde: otevře se, až půjde propojit vlastní firemní účet WhatsApp. Do té doby recepční odpovídá po telefonu, v SMS, na webu a v poště.
Kolik to stojí?
Recepční nemá vlastní poplatek. Okno na webu a telefonní číslo potřebují placený tarif a odpovědi v okně mají denní strop. Částky v kreditech i v korunách najdete na této stránce v bloku „Kolik to stojí“.
Zvládne to bez technika?
Ano. Při vytvoření agenta mu dáte roli recepční a na stránce agenta stisknete „Zapnout recepční“ — jedním potvrzením se zapne okno na vašem webu z Jeana, schránka i čísla, která zaškrtnete. Co zatím nejde, karta řekne jednou větou a zbytek zapne. Telefonní číslo si koupí firma s aktivním IČO a ověřeným telefonem majitele.
