Každý agent má vlastní e-mailovou adresu a odesílá z té vaší. Funguje s jakoukoli schránkou — Gmail, Seznam, Outlook: poštu agentovi přeposíláte, odpovědi schvalujete a ven odchází z vaší skutečné adresy.
Čtyři dílky, které do sebe zapadají: adresa, příjem, koncepty, odeslání.
Každý agent s e-mailovou automatizací má adresu ve tvaru agent-…@in.jeanai.cz. Najdete ji v záložce Automatizace, tlačítkem ji zkopírujete.
Ve své schránce nastavíte přeposílání (celé pošty, nebo jen vybrané přes filtr) na adresu agenta. Vše, co dorazí, vidíte v záložce Přijaté.
Agent na přijatou poštu připraví koncept odpovědi. Nic se neodesílá samo — koncept si otevřete, upravíte, případně necháte vygenerovat znovu.
Schválený koncept odejde přes vaši připojenou schránku (SMTP) — z vaší skutečné adresy, vaším jménem. Bez připojené schránky agent koncepty jen připravuje.
Jednorázové nastavení ve vaší schránce — bez hesel a bez připojování účtu k Jeanovi.
Otevřete agenta → Automatizace. U e-mailové automatizace je panel „E-mailová adresa agenta“ s tlačítkem Kopírovat.
Ve svém Gmailu / Seznamu / Outlooku najděte sekci Přeposílání (Forwarding).
Vložte zkopírovanou adresu jako cíl přeposílání — a změnu vždy potvrďte tlačítkem Uložit dole na stránce (bez uložení se volba tiše vrátí zpět).
Schránka může poslat ověřovací zprávu s kódem — ta dorazí agentovi a najdete ji v záložce Přijaté. Kód opište zpět do nastavení schránky.
Doporučujeme přeposílat jen vybranou poštu přes filtr (např. zprávy od zákazníků) — agent pak čte přesně to, co má.
Přesné klikací cesty pro nejčastější schránky. Adresu agenta si nejdřív zkopírujte v detailu agenta (E-mail → Nastavení).
V Gmailu klikněte vpravo nahoře na ozubené kolo a pak na „Zobrazit všechna nastavení“.
Klikněte na „Přidat adresu pro přeposílání“ a vložte zkopírovanou adresu agenta.
Google pošle na adresu agenta ověřovací zprávu — najdete ji u agenta v záložce Přijaté. Klikněte v ní na potvrzovací odkaz, nebo kód opište do Gmailu.
Zvolte „Přeposílat kopii doručené pošty“ a úplně dole klikněte na „Uložit změny“ — bez toho Gmail volbu tiše vrátí na Vypnuto. Chcete-li přeposílat jen vybranou poštu, použijte místo toho Filtry → „Přeposlat na adresu“.
Ve schránce na Seznamu klikněte na ozubené kolo (Nastavení) — najdete ho dole v levém panelu.
Seznam nemá samostatnou sekci Přeposílání — přeposílá se pravidlem. V sekci „Pravidla při zpracování e-mailů“ klikněte na „Vytvořit nové pravidlo“.
Chcete-li agentovi posílat všechnu poštu, nechte podmínku „Každá zpráva“. (Volitelně ji zužte — např. jen zprávy od konkrétního odesílatele nebo s určitým předmětem — a agent pak uvidí jen vybranou poštu.)
V „Proveď tuto akci“ zvolte „Pošli kopii“ a do pole Adresa vložte adresu agenta. Nechte zaškrtnuté „Pravidlo je aktivní“ a klikněte na Uložit. „Pošli kopii“ znamená, že originál zůstává i ve vaší schránce.
Klikněte na ozubené kolo → „Pošta“ → „Přeposílání“.
Zapněte přeposílání a vložte adresu agenta; volitelně zaškrtněte „Ponechat kopii přeposlaných zpráv“.
Potvrďte tlačítkem Uložit.
Přeposílání není jediná cesta — adresu agenta můžete dát i přímo do podpisu, na web nebo do kampaně jako veřejný kontakt. A u odesílaných odpovědí jde zvolit, aby reakce příjemců chodily rovnou agentovi.
Agent píše, vy rozhodujete. Všechno se odehrává v záložkách Přijaté a Koncepty.
Automatizace „Nový e-mail“ zpracuje přijatou poštu a navrhne odpověď — nebo v Přijaté kliknete na zprávu a zvolíte „Vytvořit koncept odpovědi“.
Koncept se otevře v okně vedle původního e-mailu, na který odpovídá — hodnotíte odpověď v kontextu.
Text můžete přímo přepsat, nebo zadat pokyn (např. „kratší a formálnější“) a nechat koncept vygenerovat znovu.
Kliknete na Odeslat a e-mail odejde z vaší připojené schránky. Odpověď příjemce přijde přirozeně vám — nebo ji můžete směrovat agentovi (smyčka se pak uzavírá sama).
Agent odesílá e-maily výhradně přes vaši vlastní schránku (SMTP) — z vaší skutečné adresy, vaším jménem, přes váš server. Jednorázové nastavení; heslo ukládáme šifrovaně a nikdy ho nezobrazujeme zpět.
Zapněte dvoufázové ověření (myaccount.google.com → Zabezpečení), v hledání nastavení najděte „Hesla aplikací“ a vytvořte nové pro Jean. Zkopírujte 16znakový kód — běžné heslo fungovat nebude.
V nastavení Seznam Emailu ověřte, že je povolený přístup přes SMTP (Nastavení → Zabezpečení). Bez dvoufázového ověření použijete běžné heslo; s dvoufázovým ověřením si vytvořte „heslo pro poštovní programy“ (návod: o-seznam.cz → Nápověda → Dvoufázové ověření → Poštovní programy). Seznam sám odeslanou poštu do složky Odeslané neukládá — to za něj udělá Jean, když vyplníte i IMAP (viz sekce níže).
Otevřete Integrace → Vlastní e-mail (SMTP), vyberte poskytovatele a zadejte adresu a heslo. Jiného poskytovatele nastavíte přes vlastní SMTP server a port.
Klikněte na Otestovat připojení — Jean se naživo přihlásí k vašemu serveru. Uložit jde až po úspěšném testu, takže se překlep nikdy neuloží.
Aby odesílání fungovalo spolehlivě:
Odeslání přes SMTP e-mail jen doručí — kopii do vaší vlastní složky Odeslané samo neuloží. U Gmailu a Seznamu se o to Jean postará sám, jakmile schránku připojíte; u vlastní domény stačí doplnit IMAP server — stejné přihlašovací údaje, žádné další heslo.
IMAP má Seznam zapnutý trvale — nikde ho nehledejte, žádný přepínač neexistuje (v „Přístup z aplikací“ najdete jen nastavení POP3, které s tímto nesouvisí). Nic nenastavujete: Jean použije imap.seznam.cz a port 993 se stejným heslem jako pro odesílání a kopii uloží sám.
Gmail si kopii odeslané pošty ukládá sám, i když se odesílá přes SMTP. Jean proto u Gmailu žádnou kopii neukládá — jinak byste měli každý e-mail dvakrát. Pole pro IMAP se u Gmailu ani nezobrazují.
IMAP server je outlook.office365.com a port 993. Pozor: u firemních účtů Microsoft 365 bývá přístup poštovních programů (SMTP i IMAP) výchozí vypnutý — pak ho musí povolit správce vaší organizace.
Téměř vždy platí imap.<vaše-doména> a port 993 (SSL). Jean vám server předvyplní podle SMTP a při testu ověří, že složku Odeslané opravdu našel. Když to nevyjde, správný server najdete v nápovědě poskytovatele pod „IMAP“.
Když u vlastní domény IMAP server nevyplníte, odeslané e-maily ve své schránce neuvidíte — historii najdete jen v Jeanovi (záložka Odeslané). Prázdná složka Odeslané pak vypadá, že se nic neodeslalo, i když odešlo. Samotné odesílání tím není dotčené.
IMAP server a port vyplníte v Integrace → Vlastní e-mail (SMTP), hned pod SMTP údaji. Při „Otestovat připojení“ vám Jean rovnou napíše, jestli vaši složku Odeslané našel a jak se jmenuje.
E-mail agenta je navržený tak, abyste měli vždy poslední slovo:
Připojte svou schránku, otevřete agenta a nastavte první e-mailovou automatizaci — nebo si přečtěte obecný průvodce agenty.